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給同事發短信 這些錯誤不要犯

時間: 2019-9-25 15:01| 評論:   發表評論 分享到微信

摘要: 除了工作郵件,我們常常也需要給上司或同事發短信。與郵件等正式途徑相比,發短信更容易更方便,有時還顯得更親近,但弊端就是它的禮節規矩也更不清楚,什么時候發,內容怎么寫,比寫郵件模糊多了。尤其對于許多華人來說,英語并非我們的母語,組織語言時也就 ...

除了工作郵件,我們常常也需要給上司或同事發短信。與郵件等正式途徑相比,發短信更容易更方便,有時還顯得更親近,但弊端就是它的禮節規矩也更不清楚,什么時候發,內容怎么寫,比寫郵件模糊多了。尤其對于許多華人來說,英語并非我們的母語,組織語言時也就更容易犯錯誤,嚴重了甚至還會影響自己在別人眼中的形象。

雖然在工作中發短信沒有特定的范本,比較隨意,但還是有一些固定的禁區:

1. 發短信要征求同意

如果給同事的手機發短信(尤其是個人用而不是工作用的號碼),在發之前,當然要先問過對方同意。而在發第一條短信的時候,也要再確認一遍發這個號碼是合適的,比如問他們“還是可以發這個號碼嗎(Is this number still fine)”。

2. 不要期待對方立即回復

就和郵件一樣,同事也沒有義務馬上回你的手機信息。如果真的很緊急,那就直接打工作電話,或是寫一封郵件并在標題里加上“緊急(URGENT)”的字樣。另外,工作短信來回好幾個回合也不太合適,如果你預感到會因為同樣的內容發好幾次信息,那最好是用郵件。

3. 不要用太多emoji

這就不用多解釋了,emoji會顯得很不專業,即使這位同事和你很熟,每條信息里也最好不要用多過一個emoji。

4. 盡量避免錯誤

就像郵件一樣,短信雖然發起來快,但在發出去之前你也應該認真檢查,如果老是在短信里出現拼寫錯誤或是語法錯誤,別人難免認為你不夠專業專心,還會影響溝通進度。

另外,假如你確實不小心在發出去的信息里犯了錯誤,最好再盡快補發一條糾正一下,并為此道歉。

5. 發的時間要合適

我們常常在下班后還在回郵件,但工作短信最好是在工作時間內發,比如早上8點到傍晚7點之間。如果你實在需要在下班后發信息,要在開頭解釋一下為什么這件事不能等到第二天早上。

6. 短信要短

選擇發手機短信的主要原因就是溝通簡單,讀起來方便。如果內容不是幾句話可以說清楚的,那還是發郵件比較好。

7. 不要在短信里發敏感信息

無論是關于個人的敏感信息,還是有關工作的敏感信息(比如薪水、合同里的價格等等)都不要在工作短信里發,因為你得考慮到,消息發過去的時候,對方手機彈出來的提示會不會被別人看到,而且在短信里發這些也顯得不夠專業。

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